こんにちは、はな夫（@logicalifer）です。
我が家では、家計簿の管理にスプレッドシートを利用しています。
家計簿を自作していたり、その他の家庭内の数字の管理に、excelが使い慣れているからという理由でexcelを使い続けている方も多いと思います。
そこで、この記事では家庭で表計算ソフトが必要な時、excelよりもスプレッドシートを使うべき、良い点、便利な点についてご紹介します。
無料であること
まず第一はgoogleアカウントがあれば誰でも無料で使える点です。
パソコンを購入する際、office付きのモデルを購入すると、どうしても1万円程高くなってしまいます。
会社のようにofficeを毎日のように使う方であれば仕方ないと思いますが、ほとんど使わないという方にとっては、使用しないアプリに1万円を支払うのは勿体ないです。
その点、スプレッドシートはgoogleアカウントでログインすれば無料で使用することができるため、ちょっと数字を管理したいという方にとって大変便利です。
クラウドに自動保存されること
スプレッドシートに入力したデータは全てクラウドに自動保存されるため、保存ボタンを押す行為そのものが必要ありません。
そのため間違えて保存せずにファイルを閉じてしまうといったことが起きません。
また、クラウドに保存されているため、どのパソコン、スマホからアクセスしても、同じファイルを閲覧、編集することができます。
万が一パソコンが壊れたとしても、新しいパソコンですぐ同じファイルを使うことができます。
googleの他サービスと連携できること
ここから少し凝った使い方になります。
別途設定が必要になりますが、googleの他サービスと連携した使い方ができます。
例えば、我が家の家計簿ではgoogleフォームという別のサービスとスプレッドシートを連携して、webアンケートのような入力画面で日々の支出を入力し、スプレッドシートに情報を保存しています。
また、gmailと連携して、amazonで購入したものを自動でスプレッドシートに追記していくといった使い方もできます。
この連携方法については、別途記事にしようと思います。
GASがクラウド上で動作すること
GASとはGoogle Apps Scriptの略で、excelでのVBAに相当するスクリプト機能です。GASがVBAと大きく異る点の一つが、クラウド上でスクリプトが動作するという点です。
例えば、自作のスクリプトを動作させようと思った際、excelでは該当のファイルを開いているのが大前提になります。
ところが、GASはトリガを設定することにより、該当ファイルを開いていなくともスクリプトを実行させることができます。
そのため、スクリプトを毎日○時に自動実行させることや、特定件名のメールをGmailで受信したら自動実行させるという使い方が可能になります。
パソコンを開くことすらせずにスクリプトが自動実行されていくのは、用途によってはかなり重宝する使い方になります。
excelには無い便利な関数があること
スプレッドシートには、excelには無い便利な関数がいくつか存在します。
その中でも、イチオシの関数をご紹介します。
arrayformula関数
同じ計算式を複数行に渡って入力する機会は非常に多いと思います。
そんなとき、arrayformula関数を使用すると、先頭の一行に記載するだけで、下の行にも勝手に反映されるという使い方になります。
例えば、1000行に渡って同じ計算式を入れる場合、1000セルに同じ計算式を入れるのか、1セルだけに計算式を入力するのか、といった違いが出てきます。
A列の値をF列から探し、H列の値を返すvlookup関数を使用する場合
=vlookup(A1,F:H,3,false)といった関数を1000セル分記述する必要があります。
それが、arrayformula関数を使うと
=arrayformula(vlookup(A1:A1000,F:H,3,false))という関数を1行記述するだけで、1000行分計算してくれます。
importrange関数
他のファイルのデータを参照する関数です。スプレッドシートでは、全てのデータがクラウド上に保存されているため、他ファイルの値を参照するのも簡単です。
また、ファイルの指定方法は一意のidを利用するため、参照先のフォルダ構成が変わったり、ファイル名を変更したりしても関係ありません。
excelだと、フォルダ構成、ファイル名を変えてしまっては参照エラーが発生してしまうため、ここは便利なポイントです。
query関数
sql文を利用したクエリを使うことができます。
vlookup関数では、検索される値が一番左の列にある必要がありますが、query関数では検索される値が何列目でも問題ありません。また、条件を絞ることも柔軟にできます。
さらに、複数の行がヒットすれば、複数行が返ってくるところもvlookup関数と異なる点です。
importrange関数と組み合わせることで、他ファイルをデータベースに見立てたような使い方もできます。
例えば、データベースとしているファイルのC列がhogeと記録されているA列の値を引っ張ってくるには、下記のように記述します。
=query(importrange('他ファイルのID, "Sheet1!A:C"), "select Col1 where Col3 = hoge")excelより不便なところ
スプレッドシートも良いところばかりではないため、次にexcelよりも不便なところをご紹介します。
インターネットに接続していないと使えない
データをクラウドに保存するサービスであるため、インターネットに接続されたパソコン、スマホで使用することが前提となります。
とは言っても、最近はインターネットに接続できないところでパソコン、スマホを操作する機会はかなり減っていると思いますので、大きな問題にはならないと思います。
動作がもっさりするときがある
ブラウザで操作するという性質上、パソコンのローカルで動作するexcelと比べて、やや動作がもっさりします。
また、インターネット回線が極端に遅くてもデータがなかなか更新されないという現象もおきます。
まとめ
以上で、家庭で表計算ソフトが必要な時、excelよりもスプレッドシートを使うべき、良い点、便利な点についてご紹介しました。
普段excelを使っていた方でgoogleスプレッドシートが気になっている方、これから表計算ソフトを使う必要がある方の参考になれば幸いです。
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